Zoho One Preiserklärung: Echte Kosten für kleine Teams (2025)
Ehrliche Aufschlüsselung Ihrer tatsächlichen Kosten – einschließlich der versteckten Kosten, die Ihnen niemand im Voraus mitteilt.
Sie sind sich nicht sicher, ob Zoho One die richtige Lösung ist?
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Buchen Sie Ihren kostenlosen Fit-CheckWas Sie tatsächlich bezahlen
Beginnen wir mit dem einfachen Teil: Zoho One Softwarekosten 45 $ pro Benutzer und Monat (oder 36 $/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung). So sieht das für verschiedene Teamgrößen aus:
Reales Beispiel: 5-Personen-Labor
Kleine Labore benötigen CRM (Nachverfolgung von Probenkunden), Creator (benutzerdefinierte Formulare zur Probenaufnahme), Bücher (Rechnungsstellung) und Desk (Kundenunterstützung). Zoho One = 225 $/Monat. Separat kaufen = CRM (70 $) + Creator (50 $) + Bücher (60 $) + Desk (70 $) = 250 $/Monat. Zoho One spart 25 $/Monat und beinhaltet 41 weitere Apps, falls sie diese später benötigen.
Reales Beispiel: 10-Personen-Sicherheitsunternehmen
Das Sicherheitsunternehmen benötigt Desk (Ticketerstellung bei Vorfällen), CRM (Kundenverträge), Projekte (Planung von Patrouillen), Bücher (Rechnungen) und Creator (benutzerdefinierte Vorfallberichte). Zoho One = 450 $/Monat. Separat kaufen = 800 $+/Monat. Spart 350 $/Monat = 4.200 $/Jahr.
Reales Beispiel: 25-köpfige Marketingagentur
Die Agentur benötigt CRM (Kundenpipeline), Kampagnen (E-Mail-Marketing), Social (Social-Media-Management), Projekte (Kampagnenverfolgung), Bücher (Rechnungsstellung), Desk (Kundensupport), Analytics (Berichterstellung) und Sign (Verträge). Zoho One = 1.125 $/Monat. Separat kaufen = 2.250 $+/Monat. Spart 1.125 $/Monat = 13.500 $/Jahr.
Versteckte Kosten, die Ihnen niemand sagt
Hier ist der Teil, den die meisten Anbieter überspringen: Die Softwarekosten sind nur der Anfang. Budgetieren Sie dafür, sonst werden Sie überrumpelt.
Umsetzung: 2.000 – 10.000 $
Das ist, was Sie jemandem (uns oder einem anderen Berater) bezahlen, um Zoho ordnungsgemäß einzurichten. Beinhaltet:
- Datenmigration von Ihrem alten System (Salesforce, QuickBooks, Tabellenkalkulationen)
- Benutzerdefinierte Feldkonfiguration für Ihre Geschäftsprozesse
- Einrichtung der Workflow-Automatisierung (automatische Zuweisung von Leads, automatischer Versand von Rechnungen usw.)
- Integration mit anderen Tools (Gmail, Outlook, Zahlungsgateways)
- Erstschulung der Benutzer
Realitätscheck: Grundlegende CRM-Einrichtung = 2.000 bis 3.000 US-Dollar. Vollständiges Zoho One für 20 Benutzer mit komplexen Arbeitsabläufen = 8.000 bis 10.000 US-Dollar. Die meisten Teams geben 3.000 bis 5.000 US-Dollar aus.
Datenmigration: 20–40 Stunden
Der Wechsel von Salesforce, HubSpot, QuickBooks oder Tabellenkalkulationen erfolgt nicht sofort. Planen Sie für:
- Datenbereinigung (Duplikate entfernen, Formatierung korrigieren, fehlende Felder ausfüllen)
- Feldzuordnung (Ihr „Firmenname“ wird zum „Kontonamen“ von Zoho)
- Testimporte (immer zuerst mit 50–100 Datensätzen testen)
- Vollständiger Import + Validierung
Realitätscheck: Die meisten Teams unterschätzen dies um 50 %. Wenn Sie glauben, dass es 10 Stunden dauern wird, planen Sie 20 Stunden ein. Wenn Sie Hilfe engagieren, müssen Sie allein für die Datenmigration mit 1.000 bis 2.000 US-Dollar rechnen.
Schulung: 4–8 Stunden pro Benutzer
Ihr Team muss das neue System tatsächlich erlernen. Budget für:
- Live-Schulungen (2–4 Stunden für Basis-Apps wie CRM)
- Dokumentationszeit (Erstellung interner How-Tos)
- 2-wöchige Akzeptanzkurve, bei der die Produktivität leicht abnimmt
Realitätscheck: Ungeschulte Teams ignorieren neue Software. Planen Sie eine formelle Schulung ein, sonst ist mit einer geringen Akzeptanz zu rechnen. Bei einem 10-köpfigen Team sind das insgesamt 40-80 Stunden Trainingszeit.
Laufende Anpassung: 500–2.000 $/Jahr
Nach der Einführung möchten Sie Anpassungen vornehmen, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt:
- Neue Automatisierungsregeln („Wenn der Geschäftswert > 10.000 US-Dollar beträgt, benachrichtigen Sie den CEO“)
- Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards
- Integrationen mit neuen Tools, die Sie übernehmen
- Zusätzliche Schulungen für neue Mitarbeiter
Realitätscheck: Planen Sie 5–10 Stunden Beraterzeit pro Jahr für Optimierungen ein. Die meisten Teams geben dafür 500–2.000 US-Dollar pro Jahr aus.
Zoho One im Vergleich zum separaten Kauf von Apps
Hier ist die Mathematik, die bestimmt, ob Zoho One für Ihr Team sinnvoll ist:
Die Break-Even-Regel
Wenn Sie mehr als 4 Apps benötigen, ist Zoho One immer günstiger. Wenn Sie drei oder weniger benötigen, kaufen Sie Apps separat – es sei denn, Sie erwarten, innerhalb von 12 Monaten weitere hinzuzufügen (dann ist Zoho One aus Gründen der Zukunftssicherheit sinnvoll).
Versteckter Vorteil: Keine Preisgestaltung pro Funktion
Salesforce berechnet für die Automatisierung zusätzliche Gebühren. HubSpot berechnet pro gesendeter E-Mail Gebühren. Die meisten Tools verlangen für Integrationen, API-Aufrufe und erweiterte Funktionen einen Cent. Zoho One beinhaltet alles– Automatisierung, Integrationen, API-Zugriff, mobile Apps – alles zum Pauschalpreis von 45 $/Benutzer.
Wenn sich Zoho One lohnt
Zoho One ist sinnvoll, wenn Sie 2+ dieser Kontrollkästchen aktivieren:
✅ Sie verwenden (oder planen die Verwendung) mehr als Zoho Apps
Die Rechnung ist einfach: 4 Apps zu je 10–20 $/Benutzer = 40–80 $/Benutzer. Zoho One ist für 45 $/Benutzer bereits günstiger und beinhaltet 41 weitere Apps.
✅ Ihr Team wird in den nächsten 12 Monaten um mehr als 50 % wachsen
Die Preise für Zoho One skalieren linear. Von 5 auf 10 Benutzer wechseln? Preis verdoppelt sich. Aber Mitbewerber erhöhen oft die Kosten pro App, wenn Sie wachsen, sodass sich Ihre Rechnung verdreifacht oder vervierfacht.
✅ Sie benötigen eine Automatisierung über mehrere Tools hinweg
Beispiel: „Wenn der CRM-Deal abgeschlossen wird, erstellen Sie eine Buchrechnung, fügen Sie den Kunden zum Desk hinzu und senden Sie eine Willkommens-E-Mail über Kampagnen.“ Zoho Flow (enthalten in Zoho One) verbindet alle Apps. Mit separaten Tools würden Sie dafür 50 bis 100 US-Dollar pro Monat für Zapier oder Make bezahlen.
✅ Sie hassen Lieferantenmanagement
Ein Login, ein Admin-Panel, eine Rechnung, ein Support-Kontakt. Kein Jonglieren mit 5 verschiedenen Anbieterkonten, Verlängerungen und Abrechnungszyklen.
✅ Sie benötigen branchenspezifische maßgeschneiderte Apps
Mit Zoho Creator (im Lieferumfang enthalten) können Sie benutzerdefinierte Apps erstellen: Laborproben-Tracker, Sicherheitspatrouillenprotokolle, Architekten von RFI-Systemen. Der separate Kauf eines benutzerdefinierten App-Builders kostet 15 bis 25 US-Dollar pro Benutzer – Zoho One beinhaltet ihn.
Wann sollte Zoho One übersprungen werden?
Zoho One passt nicht, wenn Sie mehr als zwei dieser Kästchen ankreuzen:
❌ Freiberufler oder 1-2-köpfiges Team, das nur CRM benötigt
Bei 225 $/Monat für mindestens 5 Benutzer (Anforderung Zoho One) zahlen Sie zu viel. Kaufen Sie einfach CRM (14–23 $/Benutzer) oder verwenden Sie Zoho Bigin (7 $/Benutzer) für einfache Pipelines.
❌ Du benötigst nur 1-2 Apps und fügst keine weiteren hinzu
Beispiel: Benötigen Sie nur Bücher für die Rechnungsstellung? Kaufen Sie Bücher allein für 15 $/Benutzer/Monat. Für 44 Apps, die Sie nicht nutzen, müssen Sie nicht 45 US-Dollar pro Benutzer bezahlen.
❌ Budgetbeschränkungen (enge Margen)
Wenn 225–450 US-Dollar pro Monat zu hoch sind, beginnen Sie mit einzelnen Apps. Sie können später jederzeit auf Zoho One upgraden, wenn der Umsatz steigt – die Datenübertragung erfolgt nahtlos.
❌ Sie testen Zoho vor dem Commit
Beginnen Sie mit einer einzelnen App (CRM oder Desk) in einer kostenlosen Testversion. Profitieren Sie von 6–8 Wochen realer Nutzung, bevor Sie entscheiden, ob sich die Investition in Zoho One lohnt.
❌ Sie benötigen Best-in-Class für eine bestimmte Funktion
Beispiel: Wenn Sie erweiterte Buchhaltungsfunktionen benötigen, sind QuickBooks oder Xero besser als Zoho Books. Zoho One ist in allen Funktionen ungefähr „gut genug“, nicht einmal „best-in-class“.
Häufig gestellte Fragen
Sind in Zoho One Implementierungskosten enthalten? +
Nein. Die Software Zoho One kostet 45 $/Benutzer/Monat, die Implementierung erfolgt jedoch separat. Rechnen Sie je nach Komplexität mit 2.000 bis 10.000 US-Dollar für die Einrichtung: grundlegendes CRM-Setup = 2.000 bis 3.000 US-Dollar, vollständiges Zoho One für 20 Benutzer = 8.000 bis 10.000 US-Dollar. Dies umfasst Datenmigration, benutzerdefinierte Felder, Workflow-Automatisierung und Schulung.
Einige Berater (einschließlich uns) bieten eine kostenlose Grundeinrichtung an, wenn Sie sich zu einer jährlichen Abrechnung verpflichten, komplexe Implementierungen kosten jedoch immer zusätzliche Kosten.
Kann ich Zoho One jederzeit kündigen? +
Ja, Zoho One läuft monatlich und ohne langfristige Verträge (wenn Sie sich für eine monatliche Abrechnung entscheiden). Sie können jederzeit kündigen und es wird Ihnen nur der aktuelle Monat in Rechnung gestellt.
Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 20 % (36 $/Benutzer gegenüber 45 $/Benutzer), aber Sie zahlen im Voraus für das gesamte Jahr. Bei einer Stornierung zur Jahresmitte erfolgt keine Rückerstattung. Gehen Sie nur dann jährlich vor, wenn Sie sicher sind, dass Sie Zoho 12+ Monate lang verwenden werden.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich ein Downgrade von Zoho One durchführe? +
Ihre Daten bleiben in Zoho. Wenn Sie ein Downgrade auf einzelne Apps durchführen, behalten Sie den Zugriff auf die Daten in diesen Apps. Führen Sie beispielsweise ein Downgrade auf nur CRM + Books durch → Ihre CRM- und Books-Daten bleiben erhalten, Sie verlieren jedoch den Zugriff auf andere Apps wie Desk oder Projects.
Zoho löscht beim Downgrade keine Daten. Sie können jederzeit Daten aus jeder App exportieren (CSV/Excel-Format).
Sind Zoho One wirklich alle 45+ Apps? +
Ja, Zoho One umfasst alle über 45 Apps: CRM, Bücher, Desk, Creator, Projekte, Mail, Kampagnen, Analysen und mehr. Es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich der Apps, die Sie verwenden können.
Für einige Apps gelten Nutzungsbeschränkungen (z. B. umfasst Campaigns 25.000 E-Mail-Versendungen/Monat; darüber hinaus zahlen Sie extra). Sie erhalten jedoch Zugriff auf alle Apps, ohne dass zusätzliche Gebühren pro App anfallen.
Zahle ich mit Zoho One pro App oder pro Benutzer? +
Pro Benutzer. Sie zahlen 45 $/Benutzer/Monat, unabhängig davon, auf wie viele Apps jeder Benutzer zugreift. Wenn 5 Benutzer alle Apps benötigen, beträgt der Gesamtpreis 225 $/Monat. Wenn 10 Benutzer nur CRM benötigen, sind es immer noch 450 $/Monat – der gleiche Preis, egal ob sie 1 App oder 45 Apps nutzen.
Aus diesem Grund ist Zoho One ein so gutes Angebot für Teams, die mehrere Apps benötigen: keine Vervielfachung der Kosten pro App.
Kann ich bei jährlicher Abrechnung einen Rabatt auf Zoho One erhalten? +
Ja. Jährliche Abrechnung spart 20 %. Monatlich = 45 $/Benutzer, Jährlich = 36 $/Benutzer (im Voraus bezahlt 432 $/Jahr). Für ein Team mit 10 Benutzern bedeutet das eine Ersparnis von 1.080 $/Jahr (4.320 $/Jahr gegenüber 5.400 $/Jahr).
Gehen Sie nur dann jährlich vor, wenn Sie sicher sind, dass Sie Zoho 12+ Monate lang verwenden werden. Keine Rückerstattung, wenn Sie zur Jahresmitte stornieren.
Sie sind sich immer noch nicht sicher, ob Zoho One das Richtige für Ihr Team ist?
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