Zoho CRM für Anfänger: 60-minütige Einrichtungsanleitung

Für wen das ist

Sicherheitsunternehmen verfolgen Kundenverträge, Marketingagenturen verwalten mehr als 50 Interessenten, Labore verfolgen Musterkunden, Architekturbüros verfolgen Projektleiter. Wenn Sie in Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Ordnern ertrinken, ist CRM die Lösung.

Entscheidung 1: Welche Edition?

Unsere Empfehlung: Beginnen Sie mit Professional. Durch den Unterschied von 9 US-Dollar pro Benutzer erhalten Sie eine Workflow-Automatisierung (automatische Zuweisung von Leads, automatischer Versand von E-Mails), wodurch ein 5-köpfiges Team 5–10 Stunden pro Woche spart.

Entscheidung 2: Planen Sie Ihren Verkaufsprozess

Notieren Sie Ihre Geschäftsphasen auf Papier, bevor Sie das CRM öffnen. Beispiel für ein Sicherheitsunternehmen:

1. Neuer Lead → Potenzieller Kunde hat Kontakt aufgenommen
2. Besuch vor Ort geplant → Termin gebucht
3. Vorschlag gesendet → Angebot abgegeben
4. Verhandlung → Begriffe besprechen
5. Vertrag gesendet → Unterlagen zur Unterschrift aushändigen
6. Geschlossen und gewonnen → Der Kunde hat unterschrieben, wir haben gewonnen!
7. Geschlossen, verloren → Sie haben einen Konkurrenten ausgewählt

Profi-Tipp: Beschränken Sie sich auf 5–7 Stufen. Mehr als das wird verwirrend. Bei weniger als 5 erhalten Sie keine Sichtbarkeit.

Entscheidung 3: Wo sind Ihre Daten?

Informieren Sie sich vor dem Import darüber, wo Ihre Leads leben:

• CSV/Excel: Zuerst bereinigen (Duplikate entfernen, Telefonformate korrigieren)
• Salesforce-Export: Zoho verfügt über ein Direktimporttool
• HubSpot-Export: Als CSV exportieren und dann in Zoho importieren
• Gmail-Kontakte: Export aus Google-Kontakten als CSV
• Tabellenkalkulationen: Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben: Name, E-Mail, Telefon, Firma

Realitätscheck: Die meisten Teams verbringen vor dem Import zwei bis vier Stunden damit, die Daten zu bereinigen. Budget dafür, sonst ist Ihr CRM voller Müll.

Tag 1 Aufgabe 1: Erstellen Sie Ihre erste Pipeline (15 Min.)

Schritt für Schritt

1. Melden Sie sich bei Zoho CRM an → Gehe zu crm.zoho.com
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Angebote“. → Dies ist Ihr Pipeline-Modul
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Angebot erstellen“. (oben rechts, großer blauer Knopf)
4. Füllen Sie das Formular aus:
   • Vertragsname: „Smith Security Contract“
   • Betrag: 10.000 $
   • Einsendeschluss: 30 Tage ab heute
   • Stufe: „Neuer Lead“ (Standard)
   • Kontaktname: Neuen Kontakt erstellen oder vorhandenen verknüpfen
5. Klicken Sie auf „Speichern“ → Ihr erster Deal ist jetzt in der Pipeline!
6. Passen Sie Ihre Bühnen an:
   • Gehen Sie zu Setup (Zahnradsymbol oben rechts) → Anpassung → Angebote → Layouts
   • Scrollen Sie zum Feld „Stufe“ → Stufen bearbeiten
   • Fügen Sie Ihre Phasen aus Entscheidung 2 oben hinzu
   • Legen Sie den Wahrscheinlichkeitsprozentsatz für jede Phase fest (Neuer Lead = 10 %, Angebot gesendet = 50 % usw.)
7. Sehen Sie sich Ihre Pipeline an:
   • Klicken Sie auf „Deals“ → Ansicht von „Liste“ auf „Kanban“ ändern
   • Jetzt sehen Sie Karten, die Sie zwischen den Phasen ziehen können
   • Ziehen Sie Ihren Deal von „Neuer Lead“ auf „Qualifiziert“, um ihn zu testen

✓ Aufgabe abgeschlossen, wenn:

• Sie haben mindestens 1 Angebot erstellt
• Ihre benutzerdefinierten Phasen sind eingerichtet (5–7 Phasen).
• Sie können Geschäfte in der Kanban-Ansicht zwischen Phasen ziehen

⚠️ Häufiger Fehler

Überspringen Sie keine Anpassungsphasen. Standardstufen („Qualifizierung“, „Bedarfsanalyse“) passen nicht zu den meisten Unternehmen. Nutzen Sie Ihren tatsächlichen Verkaufsprozess, sonst ignoriert Ihr Team das CRM.

Tag 1 Aufgabe 2: Importieren Sie Ihre Leads (10 Min.)

Laden Sie unsere Lead-Importvorlage herunter

Verwenden Sie diese CSV-Vorlage, um Ihre Daten vor dem Import korrekt zu formatieren:

Schritt-für-Schritt-Import

1. Bereinigen Sie zuerst Ihre Daten:
   • Doppelte Zeilen entfernen (Excel: Daten → Duplikate entfernen)
   • Telefonformat korrigieren (alle 555-1234 oder alle 5551234, wählen Sie eines aus)
   • Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Adressen gültig sind (keine Leerzeichen, hat @)
   • Testen Sie zunächst mit 10–20 Zeilen, nicht mit Ihrer gesamten Datenbank
2. Gehen Sie zum Leads-Modul → Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Leads“.
3. Klicken Sie auf das Menü „⋮“. (drei Punkte) → Wählen Sie „Leads importieren“
4. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
5. Ordnen Sie Ihre Felder zu:
   • Ihre Spalte „Vorname“ → Feld „Vorname“ von Zoho
   • Ihre Spalte „E-Mail“ → Feld „E-Mail“ von Zoho
   • Zoho zeigt Ihnen eine Vorschau – prüfen Sie sie sorgfältig
6. Legen Sie die Einstellungen für die Duplikatprüfung fest:
   • Wählen Sie „Duplikate überspringen“ (empfohlen)
   • Übereinstimmung mit: E-Mail-Adresse
   • Dadurch wird verhindert, dass derselbe Lead zweimal importiert wird
7. Klicken Sie auf „Importieren“ → Warten Sie 1-2 Minuten auf die Verarbeitung
8. Überprüfen Sie die Importergebnisse:
   • Zoho zeigt Ihnen: X Datensätze importiert, Y übersprungen (Duplikate), Z Fehler
   • Klicken Sie auf Fehler, um zu sehen, was schief gelaufen ist
   • Beheben Sie die Fehler in Ihrer CSV-Datei und importieren Sie nur diese Zeilen erneut

✓ Aufgabe abgeschlossen, wenn:

• Sie haben mindestens 10–20 Testleitungen erfolgreich importiert
• Es wurden keine doppelten Leads erstellt
• Sie können Ihre Leads im Leads-Modul sehen

⚠️ Häufiger Fehler

Importieren Sie nicht am ersten Tag 10.000 Leads. Testen Sie mit 10–20, überprüfen Sie, ob sie korrekt aussehen, und importieren Sie DANN den Rest. Wir haben gesehen, dass Teams fehlerhafte Daten importierten und Wochen damit verbrachten, sie zu bereinigen.

Tag 1 Aufgabe 3: Verbinden Sie Ihre E-Mail (15 Min.)

Für Gmail-Benutzer

1. Gehen Sie zu Setup → Kanäle → E-Mail → E-Mail-Konfiguration
2. Klicken Sie auf „Gmail“ unter E-Mail-Integration
3. Klicken Sie auf „Autorisieren“ → Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an
4. Erlauben Sie Zoho Zugriff (OAuth-Popup)
5. Testen Sie es:
   • Gehen Sie zu einem Lead-Datensatz in CRM
   • Klicken Sie auf das Symbol „E-Mail“.
   • Senden Sie eine Test-E-Mail
   • Überprüfen Sie diese E-Mail in Gmail → Antworten
   • Gehen Sie zurück zu CRM → Aktualisieren → Die Konversation sollte unter der Aktivitätszeitleiste des Leads angezeigt werden

Für Outlook-Benutzer

1. Gehen Sie zu Setup → Kanäle → E-Mail → E-Mail-Konfiguration
2. Klicken Sie auf „Outlook“ unter E-Mail-Integration
3. Klicken Sie auf „Autorisieren“ → Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an
4. Erlauben Sie Zoho Zugriff (OAuth-Popup)
5. Testen Sie es: Identisch mit den Gmail-Schritten oben

✓ Aufgabe abgeschlossen, wenn:

• Sie können E-Mails aus CRM heraus versenden
• Antworten von Gmail/Outlook werden automatisch im CRM angezeigt
• Ihr Team kann den vollständigen Gesprächsverlauf für jeden Lead sehen

💡 Profi-Tipp

Installieren Sie die Browsererweiterung Zoho CRM für Gmail/Outlook. Es zeigt CRM-Daten direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang an – Sie müssen nicht zwischen den Tabs wechseln. Holen Sie es sich im Chrome Web Store oder über Microsoft Edge Add-ons.

Einstellung 1: Lead-Zuweisungsregeln

Ordnen Sie neue Leads anhand von Regeln automatisch dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zu.

Beispiel:

• Leads von „Website“ → Repräsentant A zuweisen
• Leads aus „Empfehlung“ → Repräsentant B zuweisen
• Leads von „Messe“ → Repräsentant C zuweisen

So stellen Sie es ein: Setup → Automatisierung → Zuweisungsregeln → Regel erstellen

Einstellung 2: Duplikatprüfung

Verhindern Sie, dass derselbe Lead/Kontakt zweimal erstellt wird. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse (einzigartigstes Feld).

So stellen Sie es ein: Setup → Anpassung → Module → Leads → Einstellungen zur Duplikatsprüfung → Duplikatsprüfung für „E-Mail“ aktivieren

Einstellung 3: Zeitzone und Währung

Legen Sie diese JETZT fest, sonst sind alle Ihre Zeitstempel und Dealbeträge für immer falsch.

So stellen Sie es ein:

• Zeitzone: Einstellungen → Firmendetails → Zeitzone → Wählen Sie Ihre
• Währung: Einstellungen → Firmendetails → Währung → Standard auswählen

Beispiel: Website-Leads automatisch dem Vertriebsmitarbeiter A zuweisen

1. Gehen Sie zu Setup → Automatisierung → Workflow-Regeln
2. Klicken Sie auf „Regel erstellen“
3. Modul: Führt
4. Regelname: „Website-Leads zuweisen“
5. Wann: Lead entsteht
6. Zustand: Lead-Quelle = Website
7. Aktion: Feldaktualisierung → Eigentümer → Auf „Vertriebsmitarbeiter A“ setzen
8. Speichern und aktivieren
9. Testen Sie es: Erstellen Sie einen neuen Lead mit „Website“ als Quelle → Überprüfen Sie, ob er Vertreter A automatisch zugewiesen wurde

💡 Weitere Automatisierungsideen

Wenn Sie dies beherrschen, versuchen Sie Folgendes:

• Willkommens-E-Mail automatisch senden, wenn ein Lead erstellt wird
• Erstellen Sie automatisch die Aufgabe „Follow-up in 2 Tagen“, wenn Deal-Phase = Angebot gesendet
• Automatische Benachrichtigung des Managers, wenn der Geschäftswert über 50.000 $ liegt
• Aktualisieren Sie den Lead-Status automatisch auf „Kontaktiert“, wenn Sie eine E-Mail senden

❌ Fehler: Leads importieren, bevor Daten bereinigt werden

Ergebnis: CRM voller Duplikate, Tippfehler und fehlender Felder

Fix: Aus CRM exportieren, in Excel bereinigen, alle Datensätze löschen, bereinigte Daten erneut importieren

❌ Fehler: Am ersten Tag wurde keine E-Mail-Verbindung hergestellt

Ergebnis: Das Team vergisst, Gespräche manuell zu protokollieren, das CRM bleibt leer

Fix: E-Mail-Integration sofort erzwingen. Machen Sie es für alle Benutzer verbindlich.

❌ Fehler: Benutzerschulung überspringen

Ergebnis: Das Team sagt: „CRM ist zu kompliziert“ und greift wieder auf Tabellenkalkulationen zurück

Fix: Planen Sie innerhalb der ersten Woche eine zweistündige Live-Schulung. Anwesenheitspflicht.

❌ Fehler: Standardfeldnamen verwenden

Ergebnis: Team verwirrt durch generische Bezeichnungen wie „Kontoname“, wenn Sie es „Kunden“ nennen.

Fix: Setup → Anpassung → Felder umbenennen, damit sie Ihrer Geschäftsterminologie entsprechen

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