Mit welcher Zoho-App sollten Sie beginnen?
Zoho hat mehr als 45 Apps. Das ist überwältigend. So wählen Sie die richtige Lösung für Ihr größtes Problem aus – ohne Analyselähmung.
Nicht sicher? Nehmen Sie am 2-minütigen Quiz teil
Beantworten Sie drei kurze Fragen und wir sagen Ihnen zuerst genau, welche Zoho-App Ihr größtes Problem löst.
Machen Sie das Quiz →Das Problem: Zoho hat mehr als 45 Apps (und das ist verwirrend)
Sie haben gehört, dass Zoho 5–10 verschiedene Werkzeuge ersetzen kann. Großartig! Aber mit welchem fängt man eigentlich an?
Hier ist die ehrliche Antwort:
Beginnen Sie mit der App, die Ihr derzeit größtes Problem löst.
Nicht die App, von der Sie glauben, dass Sie sie in 6 Monaten brauchen werden. Nicht die, die Ihr Konkurrent verwendet. Die Lösung, die heute Ihr teuerstes Problem löst.
Die Regel
Fragen Sie sich: „Was kostet mich heute am meisten Zeit, Geld oder Stress?“
- Fällt die Leitung durchs Raster? → Beginnen Sie mit CRM
- Die manuelle Rechnungsstellung frisst Ihren Tag? → Beginnen Sie mit Büchern
- Support-Tickets in E-Mail verloren? → Beginnen Sie mit Schreibtisch
- Benötigen Sie eine benutzerdefinierte App für [X]? → Beginnen Sie mit dem Ersteller
- Brauchen Sie alles und wachsen schnell? → Beginnen Sie mit Zoho One
5 Szenarien: Welches bist du?
Szenario 1: CRMSzenario 1: „Ich ertrinke in E-Mail-Leads“
Leads kommen über E-Mail, Telefon, Website oder Empfehlungen – aber Sie verfolgen sie in Tabellenkalkulationen (oder verfolgen sie überhaupt nicht). Das Vertriebsteam fragt: „Haben Sie John kontaktiert?“ und niemand weiß es.
Was es behebt:
- Jeder Lead erhält einen Datensatz mit Kontaktinformationen, Quelle und Status
- Das Vertriebsteam sieht die gleiche Pipeline (kein Raten mehr)
- Automatisierte Erinnerungen: „Folgen Sie in 2 Tagen mit Sarah in Kontakt“
- E-Mail-Integration: Automatische Protokollierung von Gesprächen
Für wen das passt: Marketingagenturen, Sicherheitsunternehmen, alle B2B-Verkaufsteams, Labore, die Kundenprojekte verfolgen
Kostenlos testen (30 Tage) → Lesen Sie den 60-minütigen CRM-Setup-Leitfaden →Szenario 2: „Support-Tickets sind Chaos“
Kundenanfragen kommen per E-Mail, Chat, Telefon – man verliert den Überblick, die Reaktionszeiten sind schrecklich, die Kunden sind unzufrieden. Ihr Posteingang ist ein Katastrophengebiet.
Was es behebt:
- Jede E-Mail an support@yourcompany.com wird automatisch zu einem Ticket
- Tickets werden anhand von Regeln automatisch der richtigen Person zugewiesen
- Verfolgen Sie Reaktionszeiten, legen Sie SLAs fest und messen Sie die Teamleistung
- Kundenportal: Kunden sehen alle ihre vergangenen Tickets
Für wen das passt: Sicherheitsunternehmen (Vorfallmeldungen), Labore (Probenanfragen), Dienstleistungsunternehmen, SaaS-Unternehmen
Kostenlos testen (30 Tage) → Erfahren Sie mehr über Zoho Desk →Szenario 3: „Ich benötige eine benutzerdefinierte App für [X]“
Standardsoftware passt nicht zu Ihrem Arbeitsablauf. Sie benötigen: Laborprobenverfolgung mit Chain-of-Custody, Sicherheitspatrouillenprotokolle mit GPS-Stempeln, RFI-Verfolgung für Architekturprojekte oder maßgeschneiderte Formulare für Ihre Branche.
Was es behebt:
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Apps ohne Code (Drag-and-Drop-Builder)
- Erstellen Sie Formulare, Datenbanken, Workflows und Berichte
- Mobilfreundlich für Außendienstteams (funktioniert offline)
- Integriert sich in CRM, Desk und andere Zoho-Apps
Echte Beispiele:
- Labore: Formulare zur Probenaufnahme, Nachverfolgung der Lieferkette, Berichterstattung über Testergebnisse
- Sicherheitsunternehmen: Patrouillen-Check-in-Protokolle, Vorfallberichte mit Foto-Uploads
- Architekturbüros: RFI-Verfolgung, Einreichungsverwaltung, Änderungsauftrags-Workflows
Szenario 4: „Die Rechnungsstellung bringt mich um“
Sie erstellen Rechnungen in Word, verfolgen Zahlungen in Tabellenkalkulationen und erledigen Steuern im Panikmodus. Kunden zahlen zu spät, weil Sie vergessen haben, Mahnungen zu verschicken.
Was es behebt:
- Erstellen Sie professionelle Rechnungen in 2 Minuten
- Versenden Sie automatisch Zahlungserinnerungen an säumige Zahler
- Verfolgen Sie Ausgaben und kategorisieren Sie sie nach Steuerzeit
- Stellt für den automatischen Abgleich eine Verbindung zu Ihrer Bank her
Für wen das passt: Freiberufler, Berater, Architekturbüros, Dienstleistungsunternehmen, alle, die monatlich Rechnungen versenden
Kostenlos testen (30 Tage) → Erfahren Sie mehr über Zoho Books →Szenario 5: „Ich brauche alles“
Sie verwenden bereits CRM + Books + Desk + Projects + andere Apps (oder planen dies). Der Einzelkauf ist teuer. Die Verwaltung von fünf verschiedenen Lieferantenkonten ist anstrengend.
Was es behebt:
- Alle über 45 Apps für 45 $/Benutzer/Monat (im Vergleich zu 100–200 $/Benutzer beim Einzelkauf)
- Ein Login, ein Admin-Panel, eine Rechnung
- Apps kommunizieren automatisch miteinander (kein Zapier erforderlich)
- Apps hinzufügen/entfernen, ohne den Preis zu ändern
Für wen das passt: Wachsende Teams (10+ Benutzer), Unternehmen, die 4+ Apps benötigen, Teams, die Anbietermanagement hassen
Kostenlos testen (30 Tage) → Lesen Sie den Preisleitfaden →Nehmen Sie am 2-Minuten-Quiz teil
Beantworten Sie 3 Fragen und wir sagen Ihnen genau, mit welcher Zoho-App Sie beginnen sollen.
Die Roadmap für die erste Woche
Nachdem Sie Ihre App ausgewählt haben, gehen Sie in den ersten sieben Tagen wie folgt vor:
Tag 1: Erstes Modul einrichten
Erstellen Sie Ihr Pipeline-/Formular-/Ticketsystem. E-Mail verbinden. Fügen Sie 1-2 Testdatensätze hinzu.
Tag 2: Daten importieren
Migrieren Sie vorhandene Leads/Kunden/Datensätze aus Tabellenkalkulationen oder einem alten System. Testen Sie zunächst mit 10–20 Reihen.
Tag 3: Teammitglieder hinzufügen
Laden Sie Benutzer ein, legen Sie Rollen und Berechtigungen fest. Stellen Sie sicher, dass sich jeder anmelden kann.
Tag 4: Erste Automatisierung konfigurieren
Richten Sie automatische Zuweisungsregeln, automatische E-Mail-Benachrichtigungen oder eine einfache Workflow-Automatisierung ein.
Tag 5: Trainieren Sie Ihr Team
30-60-minütige Live-Trainingseinheit. Anwesenheitspflicht. Behandeln Sie die Grundlagen: Erstellen von Datensätzen, Protokollieren von Aktivitäten und Ausführen von Berichten.
Tage 6–7: Live nutzen
Echte Nutzung mit echten Kunden. Beheben Sie Probleme, passen Sie Arbeitsabläufe an und fügen Sie nach Bedarf benutzerdefinierte Felder hinzu.
Was man NICHT tun sollte
Lernen Sie aus den Fehlern anderer. Vermeiden Sie diese 4 Fallen:
❌ Beginnen Sie nicht mit Zoho Flow
Flow ist das Automatisierungs-/Integrationstool. Es ist leistungsstark, erfordert jedoch zunächst Kenntnisse über andere Zoho-Apps. Beginnen Sie mit CRM oder Desk und fügen Sie DANN Flow hinzu, wenn Sie eine anwendungsübergreifende Automatisierung benötigen.
❌Kaufe nicht alles auf einmal
Die Hoffnung, es „später herauszufinden“ führt zu Überforderung und Teamwiderstand. Wählen Sie EINE App aus, beherrschen Sie sie in 2–4 Wochen und fügen Sie DANN die nächste hinzu. Zoho One ist die Ausnahme – der Preis beinhaltet den Kauf von allem.
❌ Lass das Training nicht ausfallen
Ungeschulte Teams sagen: „Das ist zu kompliziert“ und greifen innerhalb eines Monats wieder auf Tabellenkalkulationen zurück. Planen Sie 2 bis 4 Stunden pro Benutzer für die praktische Schulung ein, andernfalls ist mit einer geringen Akzeptanz zu rechnen.
❌ Migrieren Sie nicht alle Ihre Daten am ersten Tag
Testen Sie zunächst mit 10–20 Datensätzen. Stellen Sie sicher, dass sie richtig aussehen, die Felder richtig zugeordnet sind und keine Duplikate vorhanden sind. DANN importieren Sie den Rest. Das Bereinigen fehlerhafter Daten dauert zehnmal länger, als es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich später die App wechseln, ohne Daten zu verlieren? +
Ja. Alle Zoho-Apps nutzen dieselbe Dateninfrastruktur. Wenn Sie mit CRM beginnen und später Bücher oder Schreibtisch hinzufügen möchten, bleiben Ihre Daten erhalten. Sie können sogar ohne Migration von einzelnen Apps auf Zoho One upgraden – Ihre Daten bleiben genau dort, wo sie sind.
Verliere ich Daten, wenn ich von CRM auf Zoho One aktualisiere? +
Nein. Zoho One umfasst CRM und 44 weitere Apps. Bei einem Upgrade bleiben Ihre CRM-Daten genau so, wie sie waren. Sie erhalten einfach Zugriff auf zusätzliche Apps. Es wird nichts gelöscht oder migriert. Es ist so, als würden Sie neue Funktionen freischalten und nicht auf ein neues System umsteigen.
Kann ich Zoho CRM und Bigin gleichzeitig verwenden? +
Nicht empfohlen. Bigin ist eine vereinfachte Version von CRM, die für kleine Teams (1–5 Benutzer) entwickelt wurde. Wählen Sie das eine oder das andere. Wenn Sie mit Bigin beginnen und über die Anforderungen hinauswachsen (Automatisierung, benutzerdefinierte Felder, erweiterte Funktionen benötigen), können Sie zu CRM migrieren – Zoho bietet ein Migrationstool, das Ihre Daten automatisch überträgt.
Was passiert, wenn ich zunächst die falsche App auswähle? +
Keine große Sache. Sie können jederzeit neue Apps hinzufügen. Einfache Datenübertragung zwischen Zoho Apps. Im schlimmsten Fall verbringen Sie zwei bis vier Wochen damit, eine App zu erlernen, bevor Ihnen klar wird, dass Sie eine andere benötigen. Aber die meisten Teams kennen ihren größten Schwachpunkt und treffen gleich beim ersten Mal die richtige Entscheidung. Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl.
Wie lange dauert es, eine zweite Zoho-App hinzuzufügen? +
Die Einrichtung einer neuen App dauert je nach Komplexität 1–3 Stunden. Da Sie bereits über ein Zoho-Konto verfügen, ist das Hinzufügen einer zweiten App schneller als das der ersten – Ihre Benutzer, Berechtigungen und Unternehmenseinstellungen werden automatisch übernommen. Wenn Sie beispielsweise mit CRM beginnen und später Bücher hinzufügen, kennt Books bereits Ihren Firmennamen, Ihre Benutzer und Ihre Zeitzone.
Benötige ich unterschiedliche Logins für verschiedene Zoho-Apps? +
Nein. Ein Zoho-Konto = Zugriff auf alle von Ihnen gekauften Apps. Dieselben Anmeldeinformationen funktionieren für CRM, Bücher, Desk, Creator und alles andere. Ihre Benutzer melden sich einmal an und können über dasselbe Dashboard zwischen Apps wechseln. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber dem Jonglieren von 5 verschiedenen Anbieterkonten mit 5 verschiedenen Passwörtern.
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